Répertoire administratif

ACCÈS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS : L’article 17 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 rend obligatoire la constitution par chaque administration, et donc par chaque mairie, d’un répertoire des principaux documents dans lesquels figurent les "informations publiques".

Ce répertoire comportant notamment la désignation et la date de la création des documents ainsi que de leurs mises à jour, figure obligatoirement en ligne sur le site internet de la ville lorsque celle-ci dispose d’un tel site.

PRINCIPE : Les documents administratifs sont communicables à tous (personne physique, morale...), quel que soit le support ou la forme : écrit papier, enregistrements sonores ou visuels (film, bande magnétique...), supports informatiques ou pouvant être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant.

Article 1er de la loi du 17 juillet 1978 :
toute personne peut obtenir communication d’un document administratif.


Article 2121-26 du Code Général des Collectivités Territoriales : toute personne physique ou morale a le droit de demander communication sur place et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets, des comptes de la commune et des arrêtés municipaux.

LA NOTION DE DOCUMENT ADMINISTRATIF

En vertu de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, le libre accès aux documents administratifs est la règle et le secret l’exception. Les administrations de l’État et les collectivités locales n’ont pas le pouvoir de déterminer librement les documents qu’elles entendent communiquer.

L’article 1er de la loi considère comme document administratif tout document élaboré ou détenu par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées de la gestion d’un service public, dans le cadre de leur mission de service public, comme par exemple : « tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions ».

Il résulte de cette définition très large que la forme matérielle du document demandé importe peu (écrit, enregistrement, radiographie, informations numériques). Les informations contenues dans un fichier numérique qui peuvent être extraites par un traitement automatisé d’usage courant sont également communicables.

Parmi les documents détenus par des établissements publics industriels et commerciaux ou les organismes privés chargés de la gestion d’un service public, seuls sont considérés comme documents administratifs ceux qui se rapportent directement à la gestion du service public.

NE SONT PAS CONSIDÉRÉS COMME DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS CEUX DÉTENUS PAR CERTAINES INSTITUTIONS PUBLIQUES : les actes des assemblées parlementaires ; les avis des juridictions administratives ; les documents de la Cour des comptes et des chambres régionales des comptes ; les documents juridictionnels ; les documents relevant de l’autorité judiciaire ; les documents d’instruction du Médiateur de la République ; les accréditations et les audits des établissements de santé.

LES LIMITATIONS DU DROIT D’ACCÈS

LA DEMANDE DOIT PORTER SUR UN DOCUMENT EXISTANT. Toutefois, lorsque le document n’existe pas en l’état, mais qu’il peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant, il doit être communiqué.

En revanche, la condition d’existence exclut les demandes de renseignements, les demandes de motivation d’une décision, d’établissement d’une attestation, de délivrance d’un duplicata ou encore les demandes de notification d’une décision administrative.

LE DOCUMENT DOIT ÊTRE ACHEVÉ. Ainsi ne sont pas communicables : les avant-projets de rapports administratifs ; les rapports non remis à leur destinataire officiel ; les ébauches d’études ; les notes informelles concernant un projet d’aménagement ; les documents de travail et les notes personnelles destinés à être repris dans le document final.

LES DOCUMENTS PRÉPARATOIRES À UNE DÉCISION NE SONT COMMUNICABLES QUE LORSQUE LA DÉCISION QU’ILS PRÉPARENT EST INTERVENUE, à l’exception notable des documents contenant des informations en matière d’environnement (voir encadré ci-après).

L’ACCÈS A L’INFORMATION EN MATIÈRE D’ENVIRONNEMENT

- Les règles relatives à l’accès à l’information en matière d’environnement ont été modifiées par la loi n° 2005-1319 du 26 octobre 2005 portant diverses dispositions d’adaptation au droit communautaire dans le domaine de l’environnement afin de transposer la directive 2003/4/CE du Parlement européen et du Conseil en date du 28 janvier 2003.

- Le code de l’environnement comporte désormais un chapitre relatif au droit d’accès à l’information : toute information relative à l’environnement figurant dans un document achevé est communicable, même si ce document revêt un caractère préparatoire à une décision à intervenir ; une autorité ne peut rejeter une demande trop générale qu’après avoir invité son auteur à la préciser et l’avoir aidé à le faire ; une décision de refus doit être expresse et motivée sans quoi elle est illégale. Un refus peut être opposé notamment lorsque la protection de l’environnement à laquelle l’information se rapporte le commande ou lorsque la divulgation de l’information porterait atteinte aux intérêts de la personne physique qui l’a communiquée sans y être contrainte et qui n’a pas consenti à cette divulgation.

- Les autorités publiques doivent faciliter le droit d’accès à l’information en matière d’environnement en établissant des répertoires et des listes de ces informations.

- L’articulation entre la loi du 17 juillet 1978 et les dispositions du chapitre Ier, titre IV, livre Ier du code de l’environnement et, par voie de conséquence, la portée de ces dernières dispositions n’est pas toujours aisée à apprécier en raison du jeu de miroir existant entre ces deux textes : le code de l’environnement renvoyant à l’application de la loi sous réserve des dispositions particulières qu’il édicte.

- Les dispositions de l’article L. 124-5 du code de l’environnement ouvrent droit à toute information relative aux émissions de substances dans l’environnement et ne permettent pas d’opposer le secret en matière industrielle et commerciale pour refuser l’accès à ce type d’information.

Or ces rejets sont souvent le fait d’entreprises exerçant leur activité dans des secteurs soumis à la concurrence. La promulgation de la loi n°2006-686 du 13 juin 2006 relative à la transparence et à la sûreté en matière nucléaire (loi TSN) soumet désormais les informations touchant aux activités nucléaires à un régime qui opère notamment une importante extension du champ d’application du régime de communication des informations relatives à l’environnement.

Ainsi, l’obligation de communication d’informations, dans les conditions défi nies aux articles L. 124-1 et suivants du code de l’environnement, pèse désormais sur les exploitants d’une installation nucléaire de base (INB) et les responsables d’un transport de substances radioactives ou les détenteurs de telles substances.

COMMENT PROCÉDER ?

L’ADMINISTRATION COMPÉTENTE POUR COMMUNIQUER :

Le demandeur doit prendre garde de s’adresser à la « bonne administration », c’est-à-dire à l’administration qui détient les documents demandés, soit qu’elle en soit l’auteur, soit qu’elle en soit le destinataire, soit que les documents lui aient été transmis pour information.

En principe, une administration saisie doit procéder à la communication d’un document administratif communicable dès lors qu’elle le détient, même si elle n’en est pas l’auteur.

En tout état de cause, si elle ne détient pas un document demandé, l’administration est tenue de transmettre la demande à l’autorité détentrice.

FORMULATION DE LA DEMANDE D’ACCÈS :

La loi du 17 juillet 1978 ne prévoit pas de formalités particulières pour demander l’accès à des documents administratifs (Par voie écrite : lettre, télécopie, courriel, ou par voie orale).

La demande doit être suffisamment précise pour permettre d’identifier avec certitude les documents dont la communication est sollicitée.

PERSONNE A CONTACTER :

Le décret du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques qui modifie la loi dite "CADA" du 17 juillet 1978, impose à la Ville, au même titre que d’autres collectivités, de désigner une personne responsable de l’accès aux documents administratifs et des questions relatives à la réutilisation des informations publiques.

- Le responsable de la Ville de Méru est Jérôme MAILLARD, Directeur Général des Services, selon les termes de l’arrêté municipal n° 2007/840 figurant en annexe.


Pour toute demande :
Hôtel de Ville
Direction Générale des Services
Place de l’Hôtel de Ville
60110 MÉRU
Tél : 03 44 52 36 11

Courriel : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Les missions de la personne responsable de l’accès aux documents administratifs sont de deux ordres:

- réceptionner les demandes d'accès aux documents administratifs et de licence de réutilisation des informations publiques ainsi que les éventuelles réclamations et veiller à leur instruction ;- assurer la liaison entre la Ville et la CADA.

Elle peut éventuellement être chargée d'établir un bilan annuel des demandes d'accès aux documents administratifs et de licence de réutilisation, qu'elle présente à l'autorité qui l'a désignée et dont elle adresse copie à la CADA.

Ainsi, par ses missions, la personne responsable d’accès aux documents administratifs doit apporter plus de cohérence et d’efficacité à la procédure de traitement par la Ville des demandes de communication des documents administratifs et de réutilisation des informations publiques.

Vous pouvez télécharger le FORMULAIRE DE DEMANDE DE COMMUNICATION DE DOCUMENT ADMINISTRATIF en cliquant ici Formulaire_de_demande.pdf

Arrêtés
Décisions
Délibérations
Formulaire de demande